הגדרות יומן
איך להגדיר את יומן העבודה והזמנות האונליין ללקוחות
שני יומנים במערכת אחת
ב-ZmanUp אתם מגדירים שני יומנים במקביל: יומן העבודה שלכם (בו אתם מנהלים פגישות) ויומן ההזמנות אונליין שהלקוחות רואים באתר.
היומן שלכם – בו אתם רואים את כל הפגישות, יוצרים תורים ומנהלים את הלו״ז
יומן הלקוחות – מה שהלקוחות רואים בעת הזמנה אונליין דרך האתר
הזמנות אונליין ללקוחות
הפעלת או כיבוי אפשרות ההזמנה
ניתן לאפשר או לחסום הזמנות אונליין דרך האתר בכל רגע.
✓ כאשר הזמנות אונליין מופעלות:
- הלקוחות רואים את היומן שלכם באתר
- יכולים לבחור זמן פנוי ולהזמין תור
- מקבלים אישור אוטומטי
- אתם מקבלים התראה על הזמנה חדשה
− כאשר הזמנות אונליין כבויות:
- הלקוחות לא רואים את היומן באתר
- ניתן לקבוע תור רק בטלפון או דרככם
- אתם מוסיפים את כל הפגישות ידנית
חסימת הזמנות ללקוחות חדשים
רק לאנשי קשר מהטלפון
אם אתם עובדים רק עם לקוחות קבועים, ניתן לחסום הזמנות מאנשים חדשים.
כאשר ההזמנה חסומה ללקוחות חדשים:
- רק אנשי קשר מהטלפון שלכם רואים זמנים פנויים
- רק הם יכולים להזמין אונליין
- לקוחות חדשים לא רואים את היומן כלל
- לקוחות חדשים צריכים ליצור איתכם קשר ישירות
כאשר ההזמנה פתוחה לכולם:
- כל אחד יכול לראות זמנים פנויים
- כל אחד יכול להזמין אונליין
- לקוחות חדשים מתווספים אוטומטית
מתי להשתמש:
- היומן שלכם מלא בלקוחות קבועים
- אינכם רוצים לקבל לקוחות חדשים
- אתם עובדים בעיקר דרך המלצות
טווח הזמנה מקסימלי
כמה זמן קדימה ניתן להזמין
קבעו עד איזה תאריך הלקוחות יכולים לראות את היומן ולהזמין תורים.
לדוגמה, היום ה-5 בפברואר:
טווח של שבוע
הלקוחות רואים זמנים פנויים עד ה-12 בפברואר
טווח של שבועיים
הלקוחות רואים זמנים פנויים עד ה-19 בפברואר
טווח של חודש
הלקוחות רואים זמנים פנויים עד ה-5 במרץ
טווח של 3 חודשים
הלקוחות רואים זמנים פנויים עד ה-5 במאי
למה להגביל:
- אתם לא יודעים את הלו״ז חודשים קדימה
- רוצים לשמור על גמישות לשינויים
- לא רוצים שיזמינו רחוק מדי
אפשר הזמנה מראש
זמן מינימלי לפני התור
הגדירו כמה זמן מראש לקוח חייב להזמין — כך תמנעו הזמנות ברגע האחרון.
אפשרויות הגדרה:
שעה מראש
הלקוח חייב להזמין לפחות שעה לפני התור
שעתיים מראש
הלקוח חייב להזמין לפחות שעתיים מראש
3 שעות מראש
הלקוח חייב להזמין לפחות 3 שעות מראש
יום מראש
הלקוח חייב להזמין לפחות יום מראש
למה זה חשוב:
- יש לכם זמן להתכונן
- לקוחות לא יכולים להזמין כשאתם עסוקים
- נשאר זמן לנסיעות במידת הצורך
מרווח בין משבצות זמן
כל כמה זמן מוצגים זמנים פנויים
בחרו באיזו תדירות הלקוחות יראו זמנים פנויים ביומן ההזמנות.
כל 15 דקות
זמנים: 10:00, 10:15, 10:30, 10:45, 11:00...
כל 30 דקות
זמנים: 10:00, 10:30, 11:00, 11:30...
כל שעה
זמנים: 10:00, 11:00, 12:00, 13:00...
איך לבחור:
- לשירותים קצרים – 15–30 דקות
- לשירותים בינוניים – 30 דקות עד שעה
- לשירותים ארוכים – שעה או יותר
הפסקה אחרי כל פגישה
הפסקה אוטומטית בין תורים
הפסקה קבועה שנוספת אוטומטית אחרי כל פגישה כדי להתכונן ללקוח הבא.
איך זה עובד:
- קובעים את משך ההפסקה (למשל 10 דקות)
- היא מתווספת אוטומטית אחרי כל תור
- הזמן נחסם להזמנות חדשות
- התור הבא אפשרי רק לאחר ההפסקה
דוגמה: תור 10:00-11:00, הפסקה 10 דקות
התור הבא אפשרי מ-11:10
- 5 דקות – החלפה מהירה בין לקוחות
- 10 דקות – ברירת מחדל
- 15 דקות – לניקיון והכנה
- ללא הפסקה – תורים ברצף
הפסקה קבועה חוזרת
מגדירים הפסקה קבועה פעם אחת
אפשר ליצור פעם אחת הפסקה קבועה לימים נבחרים בשבוע. לאחר השמירה היא תחזור אוטומטית בימים ובשעות שהוגדרו.
איך מגדירים:
- בחרו את ימי השבוע שבהם ההפסקה תחזור
- הגדירו את שעת ההתחלה ואת שעת הסיום של ההפסקה
- אפשר להוסיף תיאור, לדוגמה „ארוחת צהריים”
- שמרו את ההפסקה הקבועה
מה קורה לאחר השמירה:
- ההפסקה מופיעה אוטומטית בכל ימי השבוע שנבחרו
- הזמן הזה נחסם להזמנה מקוונת של לקוחות
- לא ניתן ליצור פגישה שחופפת לזמן ההפסקה
תזכורת לפני פגישה
התראת Push לפני התור
קבלו התראה על פגישה קרובה ובחרו כמה זמן מראש היא תישלח.
אפשרויות זמן:
- 00:00 – תזכורות כבויות
- 15 דקות לפני
- 30 דקות לפני
- שעה לפני
- שעתיים לפני
מה כולל ההתראה:
- שם הלקוח
- שעת תחילת התור
- השירות
- פרטי קשר
חיבור Google Calendar
סנכרון עם יומן Google
חברו את Google Calendar כדי לסנכרן פגישות בין ZmanUp ל-Google.
איך מתחברים:
- לחצו על 'חיבור Google Calendar'
- התחברו לחשבון Google
- אשרו גישה ליומן
- היומנים מחוברים!
סנכרון:
אירועים מ-Google מופיעים ב-ZmanUp
- הסנכרון מתבצע ידנית
- לחצו על 'סנכרן' לעדכון
- מומלץ לסנכרן 1–2 פעמים ביום
מה מסתנכרן:
- אירועים מ-Google חוסמים זמן ביומן
- לקוחות לא יכולים להזמין בזמן תפוס
- מונע כפילויות
שינוי תצוגת היומן
בחרו את התצוגה הנוחה לכם
בחרו איך יוצג יומן העבודה — כרשימה או כגריד.
תצוגת רשימה:
- התורים מוצגים לפי סדר הזמן
- רואים את כל פרטי הפגישה
- נוח לצפייה בלו״ז היומי
- מתאים למסכים קטנים
תצוגת גריד:
- היומן מוצג כרשת שעות
- רואים בקלות זמנים פנויים
- קל להוסיף תור — פשוט לוחצים על שעה
- נותן תמונה מלאה של היום או השבוע
שעות עבודה
הגדרת הלו״ז שלכם
הגדירו באילו ימים ושעות אתם עובדים.
מה מגדירים:
- ימי עבודה: בחרו באילו ימים אתם עובדים
- שעות עבודה: הגדירו שעות לכל יום
- שעות שונות לימים שונים: אפשר להגדיר שעות שונות לכל יום
- ימי חופש: ימים שלא נבחרו יהפכו אוטומטית לימי חופש
דוגמה:
- יום שני – חופש
- שלישי-שישי – 10:00-19:00
- שבת – 10:00-16:00
- ראשון – חופש
התוצאה:
- לקוחות רואים רק ימים ושעות עבודה
- אי אפשר להזמין מחוץ לשעות העבודה
- היומן חוסם אוטומטית זמן לא עבודה
המלצות להגדרה
התחילו מהבסיס
הגדירו קודם שעות עבודה והפעילו הזמנות אונליין. את שאר ההגדרות ניתן לכוון בהמשך.
בדקו כמו לקוח
כנסו לאתר שלכם ונסו להזמין תור — כך תראו בדיוק מה הלקוחות רואים.
התאימו לפי ניסיון
אם לקוחות מאחרים — הגדילו זמן הזמנה מראש. אם יש ביטולים — הוסיפו הפסקות. ניתן לשנות הכול בכל רגע.
חשוב לזכור:
הגדרה נכונה של היומן חוסכת זמן והופכת את העבודה לנוחה יותר. הקדישו עכשיו 10–15 דקות — זה ישתלם במאות שעות עבודה רגועה!